Een dubbele materialiteitsanalyse voor overheden

Inventariseren van de huidige stand van zaken
Begin met het plannen van een afspraak met je duurzaamheidsafdeling en verzamel relevante informatie over de duurzaamheidsinitiatieven die je organisatie tot nu toe heeft genomen. Het is ook waardevol om samen te werken met de financiële afdeling, aangezien de CSRD voorschrijft dat duurzaamheidsprestaties en risico’s op dezelfde manier moeten worden behandeld als financiële gegevens. Het combineren van deze informatie zorgt voor een holistisch overzicht van de duurzaamheidsimpact en financiële materialiteit.

• Context bepalen
  Bepaal de scope van de organisatie door het vaststellen van de verschillende organisatorische eenheden en de operationele grenzen. Dit betekent dat je de aard van de organisatie, de omvang van de activiteiten en de operationele grenzen onderzoekt.
• Uitvoeren waardeketenanal
  De waardeketenanalyse is een essentieel onderdeel van de DMA, aangezien het de activiteiten, hulpbronnen en relaties van de organisatie in kaart brengt, van de initiële productontwikkeling tot het einde van de levenscyclus van producten en diensten. Hierbij wordt gekeken naar zowel upstream- als downstream-actoren:
  • Upstream: Betreft de leveranciers die de organisatie voorzien van de benodigde goederen en diensten voor de ontwikkeling van haar producten.
  • Downstream: Betreft de klanten en andere partijen die de producten of diensten ontvangen, gebruiken, verwerken of recyclen (bijvoorbeeld distributeurs, consumenten en afvalverwerkers)

• Stakeholderanalyse uitvoeren
  In de stakeholderanalyse identificeer je de groepen of individuen wiens belangen direct worden beïnvloed door de activiteiten van de organisatie. Dit kunnen interne of externe stakeholders zijn die significant invloed uitoefenen op of afhankelijk zijn van de organisatie. Sommige actoren binnen de waardeketen kunnen ook belangrijke stakeholders zijn. Het is belangrijk om de betrokkenheid met stakeholders te documenteren, inclusief:
  • De belangrijkste stakeholders van de organisatie
  • De mate van betrokkenheid van verschillende stakeholders
  • Het doel van deze betrokkenheid
  • Hoe de feedback van stakeholders wordt geïntegreerd in de besluitvorming van de organisatie
• Projectteam opzetten
  Een effectief projectteam is cruciaal voor het succes van de dubbele materialiteitsanalyse. Het team bestaat uit interne stakeholders die cruciaal zijn voor het verzamelen van informatie, het uitvoeren van de analyse en het ontwikkelen van strategieën. Dit kan onder andere vertegenwoordigers zijn van de afdelingen financiën, inkoop, beleid, duurzaamheid, HR en IT. Afhankelijk van de organisatie kunnen specifieke interne stakeholders, zoals docenten in een onderwijsinstelling, ook deel uitmaken van het team.

Impact- en financiële materialiteit
De dubbele materialiteit, zoals gedefinieerd in de CSRD, verwijst naar het proces van het evalueren van zowel de impact van de organisatie op mens, milieu en samenleving (inside-out), als de invloed van duurzaamheidstrends op de organisatie zelf (outside-in). Zoals in de inleiding beschreven worden er twee hoofdgebieden geanalyseerd: impactmaterialiteit en financiële materialiteit. De dubbele materialiteitsanalyse helpt bij het identificeren van de relevantste duurzaamheidsthema’s, die vervolgens  worden vertaald naar beleidsmaatregelen en strategieën.

Voorlopige longlist van duurzaamheidsthema’s
De ESRS (European Sustainability Reporting Standards) biedt een generieke lijst van duurzaamheidsonderwerpen die moeten worden geëvalueerd op impact- en financiële materialiteit. Daarnaast kunnen organisatie-specifieke thema’s van belang zijn. Door de bevindingen van de inventarisatie (definiëren) en feedback van stakeholders, stel je een voorlopige longlist samen van de relevantste duurzaamheidsonderwerpen voor jouw organisatie.

In deze stap worden de impact, risico’s en kansen per duurzaamheidsthema geanalyseerd. Het doel is om te bepalen welke thema’s de grootste invloed hebben op mens, milieu en de financiële positie van de organisatie. Hierbij wordt gekeken naar de ernst en waarschijnlijkheid van negatieve en positieve impact, met behulp van de volgende beoordelingsfactoren:

• Schaal: De intensiteit van de impact.
• Reikwijdte: Het bereik van de impact (bijvoorbeeld het aantal mensen dat wordt getroffen).
• Onomkeerbaarheid: De mogelijkheid om de situatie te herstellen bij negatieve impact.
• Waarschijnlijkheid: Hoe groot de kans is dat een risico of kans zich voordoet.
• Financiële impact: Hoe sterk een risico of kans de financiële resultaten kan beïnvloeden.

De thema’s worden beoordeeld aan de hand van zowel primaire data (zoals stakeholdergesprekken of leveranciersinformatie) als secundaire data (bijvoorbeeld sectorgemiddelden en proxydata), indien directe informatie niet beschikbaar is.

Na het beoordelen van de duurzaamheidsthema’s wordt een materialiteitsmatrix opgesteld, waarin de thema’s worden gerangschikt op basis van hun relatieve belang. Het helpt bij het prioriteren van duurzaamheidsthema’s door de impactmaterialiteit en financiële materialiteit te visualiseren. Thema’s worden geplot op een matrix met twee assen (zie het eindresultaat):

1. De y-as: Impactmaterialiteit, gemeten op basis van schaal, reikwijdte en onomkeerbaarheid.
2. De x-as: Financiële materialiteit, bepaald door waarschijnlijkheid en financiële impact.